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Home Office Intentions vs. Reality:
Organisation ist alles!

Mein perfekter Tag im Home Office: Mein Wecker klingelt um 7:30, ich springe wahlweise in die Laufschuhe oder auf die Yogamatte und gönne meinem Körper eine halbe Stunde sportlicher Zuwendung. Anschließend hüpfe ich unter die Dusche, putze Zähne und schminke mich dezent. Ich schlüpfe in Jeans, Bluse und Stricksocken und sitze spätestens um 9 mit Kaffee und einem Obstmüsli am Laptop, wo ich mich statt Tageszeitung über die aktuelle Nachrichtenlage informiere. Um 9:30 schließe ich die Nachrichtentabs und öffne stattdessen mein Mailprogramm. Bis 10 habe ich meine Emails abgearbeitet und widme mich die nächsten zweieinhalb Stunden der Contentproduktion für die Blogs, habe Calls mit meinen Social Media Kunden und tue, was ich eben so tue. Um 12:30 klappe ich den Laptop zu, schnappe mir den Haustürschlüssel und laufe zum Bistro um die Ecke, wo ich mit einer Freundin zum Mittagessen verabredet bin. Auf dem Rückweg baue ich einen kleinen Spaziergang durch den Park ein, bevor ich um kurz vor 2 wieder am Laptop sitze. Der Nachmittag gehört dem Bearbeiten von Fotos und dem Redigieren von Texten, ich schleife an Geschichten und notiere Ideen. Pünktlich um 18 Uhr ist Schluss und ich verbringe den Abend offline.

Wie es wirklich läuft: Ich hatte gehofft, früher wach zu werden, aber den Notfallwecker hatte ich mir auf 9 gestellt. Um 10 ist der erste Call und bis dahin will ich wenigstens ein paar Mails beantwortet und die Lage gecheckt haben. Ich snooze zweimal und schlurfe dann in die Küche. Während der Kaffee kocht klappe ich den Rechner auf und entdecke zwei dringende Emails, die ich sofort beantworten muss. Dann klingelt auch schon der Reminder, ohne den ich erwähnten Call definitiv vergessen hätte. Nach dem Telefonat geht es direkt weiter mit dringenden Aufgaben und erst gegen 11:30 fällt mir auf, dass ich den Kaffee ja vollkommen vergessen habe. Ach ja, und das mit dem Frühstück auch. Lohnt sich jetzt auch nicht mehr, denke ich mir und klaube mir eine Stunde später aus dem was der Kühlschrank so her gibt oder den Resten vom Vorabend ein Mittagessen zusammen. Erst als um 15 Uhr der Pakebote klingelt fällt mir auf, dass ich immer noch in Pyjamahose und Schlafshirt da sitze und meine Haare die Bezeichnung Messy Bun nur im Entferntesten verdienen. Schnell irgendwas anziehen was weniger nach Wochenende, mehr nach Leben im Griff aussieht, und weitermachen. Am Nachmittag brauche ich dringend Kaffee. Ich habe mich übernommen und muss noch mindestens bis Halbacht ranklotzen. Wenn ich Glück habe kocht mein Freund schon mal Abendessen, während ich die letzten Zeilen tippe. Das erste richtige Essen an diesem Tag – und danach bleibt das Smartphone, wenn nicht der Laptop mit dem Mailprogramm ständig im Blick. Natürlich außer in den Momenten, in denen wirklich wichtige Emails eintreffen.

Die Sache mit dem Home Office ist die: In der Theorie wissen wir alle, wie es geht. Feste Strukturen, viel Disziplin, Sport am Morgen und ein Lunch Date am Mittag, damit das mit der frischen Luft und der Bewegung stimmt, fester Feierabend. Nur: Wenn man wie ich eher zu den lust- denn disziplingesteuerten Menschen gehört, dann klappt das selten. Seit mehr als einem Jahr arbeite ich jetzt im Home Office und habe in dieser Zeit einiges über das Leben ohne festen Arbeitsplatz und mich selbst gelernt.

Organisation ist alles: Die Voraussetzungen für ein erfolgreiches Arbeiten im Home Office

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Das A und O ist und bleibt ein aufgeräumter Arbeitsplatz, der die Produktivität fördert. Ich habe jetzt sehr lange zwischen Esstisch und Sekretär im Schlafzimmer unserer Zweizimmerwohnung hin- und her gependelt, den Laptop zum Essen zur Seite geschoben und während dem Foto Upload die Wäsche sortiert. Klar geht das. Aber zufrieden – und produktiver – macht es nicht. Sinnvoller ist ein klar definierter Arbeitsplatz, im Idealfall ein Arbeitszimmer. Da wir kein drittes Zimmer haben, habe ich mir Anfang Januar in meinem alten Kinderzimmer (ihr erinnert euch?), keine zehn Autominuten von meiner Wohnung entfernt, ein Home Office eingerichtet, in dem ich zumindest “ganze” Bürotage verbringen will.

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Als ich vor zwei Wochen das erste Mal seit mehr als einem Jahr das Gefühl “Feierabend, ab nach Hause!” verspürte, hatte ich einen krassen Glücksschub! An Tagen, an denen ich nur ein paar einzelne Stunden am Laptop sitze, werde ich das weiterhin am Esstisch tun. Aber der wird dann frei von allem weiteren geräumt, es gibt keine Snackerei zwischendrin und der Haushalt bleibt liegen, bis ich mit der Arbeit durch bin.

Ohne feste Strukturen bist du verloren. Das sagte mir schon vor einer ganzen Weile ein guter Bekannter, und ich lächelte es erstmal weg. Aber er hatte recht: Feste Strukturen sind massiv wichtig, gerade für undisziplinierte Menschen wie mich. Ich will mir dringend wieder angewöhnen, jeden Morgen mit Yoga in den Tag zu starten, wie ich es schon vor einem knappen Jahr begonnen hatte (eins meiner Lieblingsvideos dafür: hier). Ich will mich aber auch wieder ganz klar an Arbeitszeiten von 9:30 bis 18 Uhr halten, eine ordentliche Mittagspause mit gesundem Essen und etwas Bewegung einplanen.

Und: Ich will meine Woche ordentlicher und vernünftiger durchplanen. Mir passiert es immer wieder – montags hatte ich eine zündende Idee für einen Post, eine spannende Anfrage im Postfach oder ein inspirierendes Gespräch, dienstags war so viel zu tun und mittwochs habe ich das Thema schon wieder vergessen. Ich schreibe ständig To Do Listen, Reminder und Notizzettel – die dann im Wirrwarr meiner Handtasche verloren gehen. So geht das nicht weiter.

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Auf der Stijl habe ich im Herbst dann Arianes Stationery Label Real Passionates entdeckt – und ihre Hilfestellung in Sachen Organisation und Zeitmanagement. Der Weekly Plan dient für mich nun als Verlängerung meines Moleskine Kalenders, auf den ich natürlich nicht verzichten will und der mich seit Jahren immer wieder neu begleitet. Ich notiere mir darauf zu Beginn der Woche wichtige Termine, Deadlines und auch geplante Veröffentlichungen von schon geschriebenen Posts, sodass ich immer im Blick habe, was in den nächsten Tagen ansteht. Flugnummern, Briefingzeiten und spontane Ideen fürs Layover finden darin genauso ihren Platz. Im Lauf der Woche wird der Zettel immer unübersichtlicher, kurze Einfälle werden darauf notiert, Telefonnummern und Erinnerungen – aber das macht nichts, denn nächste Woche liegt wieder ein unbeschriebenes Blatt vor mir… statt fünf zerknitterten, nicht abgearbeiteten Notizzetteln.

Darüber hinaus hat mir Ariane ihre Priority Matrix in Din A4-Größe ans Herz gelegt. Die nutze ich nicht täglich – aber immer wieder. Sie ist nämlich der absolute Retter in der Not und hat mir schon zweimal den Arsch gerettet, als ich vor lauter To Dos keinen klaren Kopf mehr fassen konnte. In den Feldern NOW, NEXT, LATER und WHENEVER sortiert man Aufgaben nach Priorität: Was muss ich heute noch tun, was kann im Zweifelsfall bis morgen warten, was reicht im Lauf der Woche und was will ich mir nur als Erinnerung notieren, kann aber bis nächste Woche warten? Diese Struktur hilft mir, klar zu denken und zu priorisieren.

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Your body is your temple. Ganz klar: Ohne Gesundheit geht gar nichts. Auch wenn man mit einer Erkältung im Home Office noch viel schaffen kann, was im Büro nicht möglich gewesen wäre, gerade in Arbeitssituationen wie dieser ist es wichtig, sich ganz bewusst um die eigene Gesundheit und Fitness zu kümmern. Dazu gehört nicht nur regelmäßige Bewegung, Stoßlüften, ein Luftbefeuchter (oder eine Schale mit Wasser auf dem Fensterbrett) und Spaziergänge, sondern auch eine ausgewogene Ernährung.

Man könnte meinen, zu Hause sei es viel leichter als im Büro, sich gesund zu ernähren. Eigentlich stimmt das auch: Frisches Gemüse im Kühlschrank, Obst immer in greifbarer Nähe, Kochen statt Fast Food. Uneigentlich läuft es anders ab, wie ich oben beschrieben habe. Immer wieder sind es Nudeln mit Pesto statt Couscous mit Gemüse, die man sich auf die Schnelle zubereitet. Deshalb – und wegen der Sache mit der Bewegung – halte ich es für eine gute Idee, die Mittagspause außer Haus zu verbringen. Oder sich gezielt zwei, drei Rezepte pro Woche herauszusuchen, die schnell zu machen sind, und montags dafür einzukaufen. Ganz wichtig außerdem: Immer eine große Karaffe Wasser neben dem Laptop stehen haben! (Fun Fact: Während ich das hier schreibe ist es 17:08 und meine Karaffe noch zu 2/3 gefüllt. Well.)

Dress like you mean business. Klar plädiere ich nicht dafür, sich zu Hause in Kostüm & High Heels an den Rechner zu setzen. Aber das ist ja ohnehin nicht der Dresscode der klassischen Home Office Jobs. Viel mehr bin ich der festen Überzeugung, dass ich wesentlich effizienter und besser arbeite, wenn ich optisch kein Problem damit hätte wenn mein Kunde aus der Telefonkonferenz spontan eine Videokonferenz machen wollte. Ich schlüpfe morgens also meist in eine bequeme Skinny Jeans und ein hübsches Shirt oder eine Bluse, eben das, was ich auch in der Agentur anziehen würde. Meine Haut lasse ich meist unberührt, aber etwas Wimperntusche und etwas Form in den Augenbrauen müssen meist sein, damit ich mich richtig wohl fühle – und dass ich an den Füßen trotz allem meine warmen Hausschuhe trage, ist eh klar.

Zeitmanagement als Projekt für 2017

Zeitmanagement war schon immer eine meiner größten Baustellen – und zählt zu den Dingen, die ich dieses Jahr in Angriff nehmen will. Mein Freund hat irgendwann mal diese Faustregel aufgestellt: Nimm Lisas Einschätzung darüber, wie lange sie für etwas brauchen wird, und multipliziere sie mit 1,5. Und was soll ich sagen – mittlerweile nutze ich diese Faustregel schon selbst. Ich bin einfach ein gnadenloser Optimist. Bei jeder neuen Aufgabe, jedem neuen Termin denke ich “Das schaffst du schon!”, quetsche ihn irgendwie in den vollen Kalender und verfluche mich zwei Stunden später selbst dafür.

Letzten Endes ist es so, wie Lina kürzlich hier schrieb: Überbucht zu sein ist keine Stärke. Am Ende des Tages applaudiert mir niemand dafür, dass ich mal wieder 10 Tasks mehr als geplant, aber dadurch alle 20 nur mit minimaler Qualität abgearbeitet habe. Und es ist zwar schön und gut, wenn ich mir jeden Abend der Woche Dates mit Freundinnen vornehme – aber wenn ich die Hälfte davon im Lauf der Woche wieder absagen muss, weil ich dringend mal einen Abend zu Hause brauche, haben die Girls nichts davon und ich zusätzlich ein schlechtes Gewissen. Ich will mein Zeitmanagement 2017 realistischer angehen. Eine meiner neuen Grundregeln lautet daher: Nicht mehr als zwei fixe Termine pro Tag. Nicht Home Office, Lunch Date und Abendessen außer Haus. Das ist unrealistisch. Stattdessen mehr Lücken lassen. Die Arbeit wird schon kommen – oder im Zweifelsfall ein spontanes Kaffeedate.

Die Priority Matrix wurde mir von Real Passionates kostenlos zur Verfügung gestellt.

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